Există foarte puțini oameni pe Pământ care ar putea spune vreodată că au stăpânit complet fiecare lucru mic despre Microsoft Excel. Este cea mai importantă aplicație pentru foi de calcul din lume și a fost standardul industriei de peste 35 de ani, înlocuind odată veneratul Lotus 1-2-3, prima aplicație ucigașă pentru computere din anii 1980.
Dominanța Microsoft Excel ca foaie de calcul nu a fost încă testată cu adevărat, cu siguranță nu de Quattro Pro de la Corel (încă vândut astăzi în WordPerfect Office(Se deschide într-o fereastră nouă)), instrumentele open-source ale LibreOffice sau chiar ale Google Sheets .
Există un motiv pentru asta. Excel este puternic și face aproape tot ceea ce se poate cere într-o foaie de calcul. Versiunea actuală Excel, disponibilă în Microsoft Office 2021 ca parte a unui abonament Microsoft 365 Personal și a altor metode.
Nu e doar pentru cifre. Mulți oameni populează grilele aparent infinite ale Excel cu date, folosindu-le ca bază de date cu fișiere plat. Poate deveni un manager de contact relativ eficient sau un manager complet de relații cu clienții. Ca să nu mai vorbim de numărul aproape infinit de diagrame cu aspect excelent pe care le poate genera cu datele corecte (sau chiar greșite!).
Un lucru pe care aproape fiecare utilizator de Excel îl are în comun: nu știe suficient. Există atât de multe modalități de a tăia și a trage numerele, de a oferi acelor date un aspect nou și, mai mult, este imposibil să le discutăm pe toate. Cărți întregi sunt scrise pe această temă. Dar este ușor să stăpânești câteva dintre sfaturile mai interesante și mai complicate care îți vor face timpul folosind programul puțin mai ușor și te vor face să arăți ca un guru al tabelelor de înaltă tehnologie. Deci, susține-te pe oricare sau pe toate aceste trucuri pentru a excela la Excel.
Pictați celulele într-un nou format
Să presupunem că schimbați nu numai împachetarea într-o celulă, ci și întregul aspect – fontul, culoarea, orice. Și vrei să-l aplici la multe, multe alte celule. Trucul este instrumentul Format Painter , cel care se află în fila Acasă și care arată ca o pensulă.
Selectați vânzarea care vă place, faceți clic pe pictograma , apoi faceți clic pe o altă celulă pentru a picta în format – acestea se vor potrivi în aspect, nu în conținut. Doriți să îl aplicați în mai multe file? Faceți dublu clic pe pictograma pensulă, apoi faceți clic pe mai multe celule.
Întreruperile de linie și împachetarea textului
Tastarea în celulele din foaia de calcul poate fi frustrantă, deoarece implicit pentru textul pe care îl tastați este să continuați pentru totdeauna, fără a reveni la o nouă linie. Puteți schimba asta. Creați o linie nouă tastând Alt+Enter (apăsând numai pe Enter vă scoate din celulă). Sau, faceți clic pe opțiunea Încheiere text din fila Acasă, ceea ce înseamnă că tot textul se împachetează chiar la marginea celulei în care vă aflați. Redimensionați rândul/coloana, iar textul se împachetează pentru a se potrivi.
Dacă aveți mai multe celule care au depășiri de text, selectați-le pe toate înainte de a face clic pe Încadrare text. Sau, selectați toate celulele înainte de a le introduce și faceți clic pe Wrap Text. Apoi, orice ați tasta se va încheia în viitor.
Potriviți automat toate coloanele/rândurile instantaneu
Dacă aveți o foaie plină de celule trunchiate (fără încadrare text) pe care nimeni nu le poate citi, făcând clic manual pe anteturile de coloană și rând unul câte unul vă ajută la lizibilitate, dar ar putea dura ceva timp. În schimb, faceți Ctrl+A pentru a le selecta pe toate, apoi atingeți Alt+HOI (apăsați literele în această ordine). Aceasta va potrivi automat toate coloanele. Apoi utilizați Alt+HOA pentru a ajusta automat rândurile. Fiecare celulă va fi citită instantaneu, chiar dacă acum trebuie să apăsați mai mult pe bara de derulare pentru a vedea totul pe foaie. De asemenea, puteți găsi acele comenzi utilizând Acasă > Format > Potrivire automată înălțimea rândului sau Potrivire automată lățimea coloanei .
Completați automat celulele
Aceasta este o idee deloc, dar atât de ușor de trecut cu vederea. Începi să tastezi o serie de lucruri repetitive, cum ar fi datele (1/1/23, 1/2/23, 1/3/23 etc.) și știi că ai nevoie de o zi lungă. În schimb, începeți seria și mutați cursorul de pe ecran în partea din dreapta jos a ultimei celule – mânerul de umplere. Când se transformă într-un semn plus ( + ), faceți clic și trageți pentru a selecta toate celulele pe care trebuie să le umpleți. Se vor umple magic folosind modelul pe care l-ați început. Poate merge în sus sau în jos pe o coloană, sau la stânga sau la dreapta pe un rând.
Și mai bine: încercați umplerea automată fără prea multe modele. Din nou, alegeți o celulă sau celule, treceți la mânerul de umplere, faceți clic dreapta și trageți. Veți primi un meniu de opțiuni. Cu cât introduceți mai multe date la început, cu atât mai bine se va crea opțiunile de completare automată cu opțiunea Fill Series. Consultați acest tutorial Microsoft(Se deschide într-o fereastră nouă).
Umplere flash, cea mai rapidă umplere în viață
Flash Fill va umple inteligent o coloană pe baza modelului de date pe care îl vede în prima coloană (este de ajutor dacă rândul de sus este un rând de antet unic). De exemplu, dacă prima coloană sunt toate numerele de telefon formatate ca „21255554111” și doriți ca toate să arate ca „(212)-555-4111”, începeți să tastați. Până la a doua celulă, Excel ar trebui să recunoască modelul și să afișeze ceea ce crede că doriți. Doar apăsați enter pentru a le folosi.
Acest lucru funcționează cu numere, nume, date etc. Dacă a doua celulă nu vă oferă un interval precis, mai introduceți câteva — modelul poate fi greu de recunoscut. Apoi accesați fila Date și faceți clic pe butonul Flash Fill.
Există modalități mult mai rapide de a selecta un set de date decât utilizarea mouse-ului și tragerea cursorului, în special într-o foaie de calcul care ar putea conține sute de mii de rânduri sau coloane. Faceți clic în prima celulă pe care doriți să o selectați și țineți apăsat Ctrl+Shift , apoi apăsați fie săgeata în jos pentru a obține toate datele din coloana de mai jos, săgeata sus pentru a obține toate datele de mai sus, fie săgeata stânga sau dreapta pentru a obține totul rândul (la stânga sau la dreapta, desigur). Combinați indicațiile și puteți obține o întreagă coloană, precum și tot ce se află în rândurile din stânga sau din dreapta. Va selecta doar celulele cu date (chiar și date invizibile).
Dacă utilizați Ctrl+Shift+End , cursorul va sări în celula cea mai inferioară din dreapta cu date, selectând tot ce se află între ele, chiar și celulele goale. Deci, dacă cursorul se află în celula din stânga sus (A1), asta este totul.
Text la coloane
Să presupunem că ai o coloană plină de nume, primul lângă ultimul, dar vrei două coloane care să le despartă. Selectați datele, apoi pe fila Date (în partea de sus) faceți clic pe Text în coloane. Alegeți să le separați fie prin delimitatori (pe baza spațiilor sau virgule – excelent pentru valorile datelor CSV) sau printr-o lățime fixă. Lățimea fixă este utilizată atunci când toate datele sunt înghesuite în prima coloană, dar separate de un număr fix de spații sau punct. Restul este ca o magie, cu opțiuni suplimentare pentru anumite numere.
Lipire specială pentru transpunere
Ai o grămadă de rânduri. Vrei să fie coloane. Sau vice versa. Ai înnebuni mișcând lucrurile celulă cu celulă. Copiați acele date, selectați Lipire specială , bifați caseta Transpunere și faceți clic pe OK pentru a lipi într-o altă orientare. Coloanele devin rânduri, rândurile devin coloane.
Mai multe celule, aceleași date
Din anumite motive, poate fi necesar să scrieți același lucru din nou și din nou în celule dintr-o foaie de lucru. Asta e chinuitor. Doar faceți clic pe întregul set de celule, fie trăgând cursorul, fie ținând apăsată tasta Ctrl în timp ce faceți clic pe fiecare. Tastați-o în ultima celulă, apoi apăsați Ctrl+Enter (nu Enter singur) – ceea ce ați introdus va intra în fiecare celulă selectată.
Acest lucru funcționează și cu formule și va schimba referințele la celule pentru a funcționa cu orice rând/coloană în care se află celelalte celule.
Pastă specială cu formule
Să presupunem că aveți o cantitate imensă de numere în format zecimal pe care doriți să le afișați ca procente. Problema este că numărul 1 nu ar trebui să fie 100%, dar asta îți oferă Excel dacă faci doar clic pe butonul Stil procentual (sau apăsați Ctrl-Shift-% ). Vrei ca 1 să fie 1%. Deci trebuie să o împărțiți la 100. Aici intervine Paste Special.
Mai întâi, tastați 100 într-o celulă și copiați-o. Apoi, selectați toate numerele pe care doriți să le reformatați, selectați Lipire specială , faceți clic pe butonul radio „ Divide ” și boom începe dinamita : aveți numerele convertite în procente. Acest lucru funcționează și pentru a adăuga, scădea sau înmulți instant numere, evident.
Utilizați grafice în diagrame
Puteți pune un grafic în orice element al unei diagrame Excel. Orice element. Fiecare baton, bucată de plăcintă etc., își poate susține propria imagine. De exemplu, mai sus, există un steag de stat Dakota de Sud pe diagrama circular (plasat prin selectarea feliei, utilizând meniul derulant Opțiuni serie și selectând „ Umplere cu imagine sau textură ”), plus un logo PCMag încorporat (plasat cu simbolul butonul Imagini din fila Inserare ). Puteți chiar să mergeți cu „ fără umplere ”, care a cauzat acea felie lipsă.
Clip art-ul poate fi tăiat și lipit într-un element – bancnote pentru a arăta dolarii cheltuiți, picături de apă pentru costurile de instalații sanitare, așa ceva. Amestecarea și potrivirea prea multor elemente grafice face imposibilă citirea, dar opțiunile pe care le aveți merită să fie modificate digital. Lăsați designerul dvs. grafic rezident să le verifice înainte de a le folosi.
Salvați diagramele ca șabloane
Excel are mai multe tipuri de diagrame decât are arahide ale lui Jimmy Carter, dar este aproape imposibil să găsești o diagramă implicită perfectă pentru prezentarea ta. Din fericire, capacitatea Excel de a personaliza toate graficele este exemplară. Dar când trebuie să recreezi unul, este o durere. Nu trebuie să fie. Salvați graficul original ca șablon.
Odată ce o diagramă este perfecționată, faceți clic dreapta pe ea. Selectați Salvare ca șablon . Salvați un fișier cu o extensie CRTX în folderul implicit Șabloane Microsoft Excel. Odată gata, aplicarea șablonului este tort. Selectați datele pe care doriți să le diagramați, accesați fila Inserare, faceți clic pe Diagrame recomandate > fila Toate diagramele > dosarul Șabloane . În caseta Șabloanele mele, alegeți-l pe cel de aplicat, apoi faceți clic pe OK.
Unele elemente, cum ar fi textul real din legende și titluri, nu se vor traduce decât dacă fac parte din datele selectate. Veți obține toate selecțiile de font și culori, grafică încorporată, chiar și opțiunile de serie (cum ar fi o umbră sau o strălucire în jurul unui element de diagramă).
